Meefi trae cuatro roles listos para usar, pero si ninguno se ajusta a lo que necesitas puedes armar el tuyo. Un rol a la medida te deja elegir permiso por permiso qué puede hacer esa persona, y además limitar a cuáles de tus cuentas tiene acceso.
Los roles que ya vienen incluidos
Antes de crear uno nuevo, revisa si alguno de estos te sirve. Aparecen marcados como tipo Sistema y no se pueden modificar:
Rol | Qué puede hacer |
Propietario | Acceso total al negocio. No se puede eliminar ni modificar. |
Administrador | Acceso total como el propietario, salvo eliminar el negocio. |
Tesorero | Mueve dinero, descarga estados de cuenta, paga facturas de proveedor y mantiene contactos. |
Contador | Facturación completa, descarga de estados de cuenta y contactos. No mueve dinero. |
Paso 1. Entra a la pantalla de Roles
Abre Configuración con el ícono de engrane, en la parte superior derecha. En la columna de la izquierda selecciona Equipo, y de ahí presiona Roles, junto al botón de invitar miembro.
Verás todos los roles del negocio con su descripción, su tipo, a cuántas cuentas alcanzan y quiénes los tienen asignados. Presiona Crear rol.
Paso 2. Ponle nombre al rol
Campo | Reglas |
Nombre del rol | Obligatorio. Máximo 28 caracteres. Usa el puesto real de la persona, como "Asistente contable" o "Auxiliar de cobranza". |
Descripción | Opcional. Máximo 100 caracteres. Vale la pena escribirla: es lo que se ve en la lista de roles y al momento de invitar a alguien. |
Paso 3. Elige los permisos
Los permisos vienen agrupados por área. Marca solo los que esa persona necesita; cada categoría tiene un Seleccionar todos para marcarlos de golpe, y un Ninguno para limpiarlos.
Categoría | Permiso | Qué permite |
Contactos | Gestionar contactos | Crear, editar y eliminar contactos. |
Facturación | Configuración fiscal | Configurar datos fiscales: CIEC, CSD, productos e impuestos. |
Facturación | Cuentas por cobrar | Emitir facturas y registrar cobros. |
Facturación | Cuentas por pagar | Registrar compras y pagos a proveedores. |
Cuentas | Mover dinero | Hacer transferencias individuales, masivas y entre cuentas. |
Cuentas | Estados de cuenta | Consultar y descargar los estados de cuenta. |
Negocio | Datos del negocio | Ver y editar la información de la empresa. |
Equipo | Equipo y roles | Invitar personas, cambiar sus roles y administrar los roles del negocio. |
Hay una categoría más, Banco, con el permiso de transferencias bancarias.
Piensa el rol en negativo. Antes de marcar, pregúntate qué no quieres que haga esa persona. Los dos permisos que más conviene cuidar son Mover dinero, que autoriza salidas de efectivo, y Equipo y roles, que le permite cambiar los accesos de los demás.
Paso 4. Define a qué cuentas tiene acceso
Hasta abajo del formulario está Acceso a cuentas, con la lista de todas las cuentas del negocio. Marca únicamente aquellas sobre las que el rol podrá trabajar. Esta es la diferencia principal contra los roles incluidos: los de sistema alcanzan todas tus cuentas, mientras que en uno personalizado puedes dejar a alguien trabajando solo sobre la cuenta de nómina, por ejemplo, sin que vea el resto.
Paso 5. Guarda el rol
Presiona Guardar nuevo rol. Si el botón se ve deshabilitado, es porque falta alguna de estas tres cosas:
El nombre del rol.
Al menos un permiso marcado.
Al menos una cuenta seleccionada en Acceso a cuentas.
Al guardar regresas a la lista de roles, donde el tuyo aparece marcado como Personalizado y con el número de cuentas que le asignaste.
Usar y administrar tu rol
Selecciona cualquier rol de la lista y se abre su detalle a la derecha, con sus permisos agrupados por categoría y cuántas personas lo tienen asignado. Desde ahí puedes:
Invitar con este rol, que te lleva directo a invitar a alguien con ese rol ya seleccionado.
Editar, para ajustar el nombre, los permisos o las cuentas.
También puedes asignar el rol a alguien que ya está en tu equipo: entra a Equipo, selecciona a la persona y usa Editar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar los roles que ya vienen incluidos?
No. Los roles de tipo Sistema están fijos. Si necesitas algo parecido a Contador pero con un cambio, crea un rol personalizado con los permisos que sí quieres.
¿Cuál es la diferencia entre Mover dinero y Cuentas por pagar?
Cuentas por pagar deja registrar compras y pagos a proveedores dentro de tu control de facturación. Mover dinero es el que realmente autoriza sacar efectivo de tus cuentas, con transferencias individuales, masivas o entre cuentas. Puedes dar el primero sin dar el segundo.
¿Qué pasa si no marco ninguna cuenta?
No vas a poder guardar el rol. Un rol necesita al menos una cuenta asignada para tener sentido.
¿Puedo cambiar los permisos de un rol que ya está en uso?
Sí. Usa Editar en el detalle del rol. Los cambios aplican a todas las personas que lo tengan asignado.
¿Cuántos roles puedo crear?
Los que necesites. Aun así, conviene tener pocos y bien definidos: entre más roles parecidos, más difícil es saber quién puede hacer qué.
¿Necesitas ayuda para definir los permisos de tu equipo? Escríbenos y con gusto te apoyamos.